招展書和招商函是展覽組織機(jī)構(gòu)向目標(biāo)客戶提供的正式文件，內(nèi)容較為繁雜，因此，在編制招展書和招商函時，對其內(nèi)容、圖標(biāo)、版面等一定要做科學(xué)合理的規(guī)劃與安排，使招展書和招商函在展覽設(shè)計的招展與招商過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。展覽組織機(jī)構(gòu)在編制這些資料時有以下原則：
　　1．內(nèi)容做到準(zhǔn)確無誤
　　招展書和招商函是參展商和觀眾了解展覽的第一手資料，也是展覽組織機(jī)構(gòu)向目標(biāo)客戶提供的重要文件性宣傳資料淇目的是為了促進(jìn)參展商與觀眾參展與參觀的決策。因此，招展書和招商函上所有內(nèi)容都必須準(zhǔn)確無誤且具有全面性，這對展覽組織機(jī)構(gòu)或展覽品牌都會帶來重要影響。
　　2．設(shè)計制作精美雅致
　　招展書和招商函在文字、圖片的排版和安排上要注重美觀，設(shè)計制作精美雅致，這不僅是為更好地吸引目標(biāo)客戶，提高招展與招商效果更重要的是通過這份展覽資料，能增進(jìn)目標(biāo)客戶對展覽設(shè)計組織機(jī)構(gòu)服務(wù)價值的信賴與認(rèn)識，形成品牌。
　　3．推廣印刷宣傳品的包裝紙張選擇
　　在設(shè)計制作招展書和招商函時，必須充分認(rèn)識印刷宣傳品的尺寸、色彩、紋理對預(yù)期受眾所產(chǎn)生的影響。因?yàn)樾麄髌返陌b針對著不同的受眾，所以需要從視覺吸引力及整體視覺效果方面研究印刷宣傳品的物理特性，考慮怎樣綜合運(yùn)用紙張色澤、油墨色澤、以及折頁等刺激閱讀。經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)市場人員往往在事前就已清楚該采用怎樣的設(shè)計組合（包括紙張重量、色澤、尺寸和折頁方式等）來傳達(dá)那些非常重要且影響持久的非語言信息。
　　4．文案策劃簡潔實(shí)用
　　招展書和招商函的方案策劃為了能夠提升參展商和觀眾的閱讀興趣和參展熱情，必須要簡潔實(shí)用，在文案策劃中盡可能地體現(xiàn)展覽對目標(biāo)客戶的核心價值，包括展覽組織理念、展覽環(huán)境、展品分類、展覽費(fèi)用與服務(wù)、參展商和觀眾的地區(qū)分布與比例、展覽設(shè)計的宣傳與推廣、展覽期間的配套活動等。